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Digitale Inhalte effizient verwaltet: Digital Asset Management (DAM) und Media Asset Management (MAM)

Dass eine durchdachte und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasste Ordnerstruktur unerlässlich ist, dürfte den allermeisten klar sein. Diese ist aber unter Umständen nur der erste Schritt, damit digitale Dokumente, Bilder oder sonstige wichtige Unterlagen auch ohne langes Suchen gefunden und zugeordnet werden können.

 

Unter Umständen, und je nach anfallenden Datenmengen und -arten, reicht es ja mitunter nicht, unterschiedlichste Dokumente auf dem Fileserver zu suchen – sie müssen auch gefunden werden. Ein Lied davon wissen insbesondere Verantwortliche in Werbeagenturen zu singen: Der Dateiname alleine gibt nämlich noch lange keine Auskunft darüber, was auf einem speziellen Foto zu sehen sein könnte. Aber auch überall dort, wo es wichtig sein kann, Dokumente jeder Art einem breiten (vielleicht auch internationalen) Mitarbeiterkreis bereit zu stellen, sind DAM- oder MAM-Systeme unerlässlich, um die zum Teil immense Daten- und Informationsflut zu verwalten. Dabei sind DAM (Digital Asset Management) und MAM (Media Asset Management) in der Zwischenzeit häufig als Webtools konzipiert, in denen mittels Drag and Drop die gewünschten Assets eingepflegt werden und mit entsprechenden Suchbegriffen wieder gefunden werden können. Allerdings: Damit kein "geordnetes Chaos" oder unkontrollierbarer Wildwuchs entsteht, ist es wichtig, sich mit Metadaten zu befassen.

Ohne Metadaten geht es nicht

Das "Salz in der Suppe" der Ablage und späteren Zuordnung von Daten aller Art sind Metadaten. Diese werden den Dateien "angeheftet" und geben nicht nur Auskunft über technische Merkmale der Bild- und/oder Aufnahmesituation, sondern beispielsweise auch dazu, wer der Fotograf oder entsprechende Rechteinhaber ist. Darüber hinaus lassen sich die in den IPTC-IIM- und XMP-Standards bereitgestellten Bildinformationen dazu nutzen, Bilder und Bildelemente zu beschreiben. Eine geeignete und durchdachte Verschlagwortungs- und Bezeichnungsstrategie ist dabei essentiell. Schließlich kann beispielsweise nach Genres, Bildmotiven und -stimmungen, aber auch nach regionalen und kulturellen Besonderheiten unterschieden werden. Je feingliedriger und standardisierter die Bezeichnungsregeln sind, umso einfacher ist es, mehrere Mitarbeiter mit der Arbeit zu betrauen und einheitliche Bezeichnungen sicherzustellen. Nicht selten werden Metadaten auf Englisch vorgehalten, da somit der internationale Austausch möglich und sinnvoll ist.

Am Anfang war das Media Asset Management (MAM)

Media Asset Management (oder kurz: Bilddatenbanken) sind überall dort nicht wegzudenken, wo es um die visuelle Auswahl und Ordnung von (Bild)-Medien aller Art geht. Dazu zählen nicht nur Fotografien, sondern beispielsweise auch Unternehmenslogos oder sonstige grafische Elemente. In der Regel und je nach gewähltem System (es sind eine Vielzahl unterschiedlichster MAM-Tools erhältlich) werden die gewünschten Assets in die Datenbank importiert und dort entsprechend verschlagwortet und kategorisiert. Es bietet sich dafür zunächst an, generische Obergruppen zu erstellen und mit immer feineren Begriffen die wichtigsten Bildmerkmale zu beschreiben. Und zwar so, dass sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt auch gefunden werden können. Bei der Eingabe der entsprechenden Suchbegriffe, die in eine Suchmaske des Media Asset Management Systems eingegeben werden, sollen schließlich auch die passenden Bilder erscheinen. Icons und Dokumentenminiaturen helfen zusätzlich bei der Eingrenzung der Suchergebnisse.

Digital Asset Management (DAM) kann mehr

Im beruflichen Kontext geht es unter Umständen nicht einzig um Bildinformationen, sondern um Inhalte jeder Art. Dazu können Schriftstücke ebenso zählen wie PDFs und Pläne bis hin zu Gesundheits- oder Finanzakten. Hier spielen Digital Asset Management Systeme ihre Stärken aus – jede Art von Inhalt kann zu einem "Asset" werden. Je nachdem um welche Dokumente es sich hier handelt, ist eine geeignete Metadatenstrategie nicht nur von organisatorischem, sondern unter Umständen auch von rechtlichem Interesse. Schließlich kann es zu unabsehbaren Folgen kommen, wenn bestimmte Dokumente aufgrund eines nicht vorhandenen oder falsch gesetzten Schlagwortes unauffindbar sind. Aber auch mit Blick auf bestimmte Wordings oder festgelegte Begrifflichkeiten erweisen sich Digital Asset Management Systeme als außerordentlich hilfreich. So kann über Abteilungen und Länder hinweg für ein entsprechend konsistentes Auftreten im Unternehmen gesorgt werden.

 

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